„Aber die personalisierte Ansprache im Newsletter ist so wichtig.“ Ja, und uns ist die Datenminimierung auch wichtig.

Vor ein paar Tagen ergab sich ein interessantes Gespräch, dass wir hier an dieser Stelle teilen möchten. Es ging darum, ob wir unsere Newsletter-Abonnenten persönlich ansprechen möchten – also „Moin Frau Janssen“ oder doch lieber bei der allgemeinen Ansprache – „Sehr geehrte Damen und Herren“, bleiben werden.

Definitiv finden die meisten Menschen eine persönliche Ansprache in einem Newsletter besser. Immerhin entsteht der Eindruck, dass der oder die Leser:in den Newsletter persönlich vom Bürgermeister persönlich erhält. Und ja, auch die Statistik zeigt uns, dass ein Newsletter mit einer persönlichen Ansprache deutlich öfter gelesen wird.
Dagegen steht der § 3a Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Demnach sind öffentliche und nicht öffentliche Stellen angehalten, nur solche personenbezogenen Daten zu speichern, zu nutzen und zu verarbeiten, die für die Erfüllung des jeweils zugrundeliegenden Zwecks nötig sind. Mit der Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung (DSVGO) im Mai 2018 wurde das Prinzip der Datensparsamkeit durch die „Datenminimierung“ ersetzt.
Allerdings sind nicht nur öffentliche Stellen angehalten sich um diese Dinge zu kümmern, sondern auch die Betroffenen selbst sollten sich bei der Preisgabe ihrer personenbezogenen Daten dem Prinzip der Datensparsamkeit verschreiben und nicht jedem alles mitteilen.

Stellen Sie sich gern selbst folgende Fragen:

• Akzeptieren Sie grundsätzlich alle Cookies, um schnell an die gesuchten Inhalte zu kommen oder passen Sie die Einstellungen an?
• Welche Felder füllen Sie aus, wenn Sie online einkaufen? Nur die Pflichtfelder oder füllen Sie brav alle Felder aus, die angegeben werden?

Wenn Sie online etwas bestellen müssen Sie natürlich Ihren Namen und Ihre Anschrift angeben, damit die Ware überhaupt geliefert werden kann. Die Abfrage nach Ihrer Telefonnummer bzw. nach dem Geburtsdatum darf nur freiwillig sein. Denn diese Daten sind für die Lieferung nicht notwendig. Ausnahmen können hier natürlich sein, wenn Sie Produkte kaufen, die nur an Personen über 18 Jahre verkauft werden dürfen oder wenn eine Spedition die Ware liefern wird und ein Termin abgesprochen werden soll.

In diesem Zusammenhang kommt also ein weiteres Datenschutzgrundprinzip zum Tragen: die Zweckbindung. Behörden und Unternehmen müssen zunächst festlegen, zu welchem Zweck die personenbezogenen Daten gesammelt werden sollen. Hiernach lässt sich festlegen, welche Daten für die Erfüllung tatsächlich benötigt werden. Nur die wirklich sinnvollen personenbezogenen Daten dürfen dann ggf. gespeichert, genutzt oder verarbeitet werden. Hier greift dann also wieder die Vorgabe der Datensparsamkeit.
Daher haben wir uns entschieden für unseren Newsletter lediglich Ihre E-Mail-Adresse abzufragen. Wir möchten relevante Informationen teilen – für unsere Bürger:innen, Unternehmer:innen, Touristen und Investoren. Auf die Verarbeitung Ihrer Namen wollen wir aus Gründen der Datenminimierung verzichten. Somit bleiben wir bei der Ansprache: „Sehr geehrte Damen und Herren“ in unserem Newsletter.